Thunderbirdのショートカットキーで効率的にメール処理
2021-04-06, 2020-07-08
無料メールクライアントソフトThunderbirdについて、使用頻度の高いおすすめのショートカットキーを紹介します。メール作業に必要な時間を短縮して、生産性を上げましょう。
効率的なメール処理を心がける
仕事でメール処理は避けられない非生産的な作業です。毎日大量のメールに目を通し、削除・返信・転送・アーカイブなど瞬時に判断していきます。残念なことに、多くの場合このメールに関連した業務は生産性に全く寄与しません。そのため、できるだけ短時間でメールを処理しなければなりません。
効率的なメール処理は、パソコンやラップトップベースの作業になります。将来的には、AI自動処理、音声操作が主流になるのかもしれませんが、現状はキーボード操作が主流でしょう。ですので、モバイル端末ではなく、キーボードが使えるパソコンやラップトップで、メール作業をできるだけ効率化する環境を整えたいものです。
Thunderbirdは効率的なメール処理ができるメーラー
Thunderbirdは無料のパソコンメーラー
Thunderbirdは効率的なメール処理が可能な、無料のパソコン上で動作する電子メールクライアント（メーラー）です。ブラウザ上で動作するウェブメーラー（Gmailなど）と比較して、パソコン上のメーラーは軽快な動作やオフラインでの作業性がメリットです。そのようなメーラーの中でも、Thunderbirdは、豊富なショートカットキーやプラグインが利用でき、時短作業を可能にしてくれます。
公式サイトは下記のURLを参照ください。無料でダウンロードもできます。
Thunderbird
https://www.thunderbird.net/ja/
ThunderbirdでGmailをオフライン操作できる
GmailもThunderbird上で操作できます。比較的ユーザーが多いGmailですが、ThunderbirdにGmailアカウントを登録できます。もちろんThunderbird上で行ったGmailの操作は、ウェブGmailと同期できます。
GmailをThunderbird上で動作させることで、オフライン環境でのメッセージ作成やダウンロード済みのメッセージ・添付ファイル確認ができるようになります。さらに、ブラウザ上のGmail受信トレイに表示される広告は、Thunderbird受信トレイでは表示されません。このように、Thunderbirdを経由することでGmailをより快適に使用できます。
なお、ThunderbirdでGmailを使う具体的な方法については下記ページを参照ください
ThunderbirdでGmailを使う
https://support.mozilla.org/ja/kb/thunderbird-and-gmail
Thunderbirdでメール処理を効率化させる
本記事では、Thunderbirdを用いた効率的なメール処理に貢献するショートカットキーを紹介します。なお、Thunderbirdがインストールされ、アカウント設定が終わった前提で話を進めます。
Thunderbirdで覚えたいショートカットキー
PC作業でキーボードを使うなら、ショートカットキーを覚えるのは必須だと考えます。ボタンと移動がセットのマウス操作よりも、ブラインドタッチのキーボード入力の方が圧倒的に速いからです。
そして、Thunderbirdにも多くのショートカットキーがあります（下記リンク参照）。
Thunderbird のキーボードショートカット
https://support.mozilla.org/ja/kb/keyboard-shortcuts-tb
ここでは、それらの中から使用頻度が高いと思われるものを、一般的なメール処理の順番を考えて紹介します。これらを覚えるとかなり処理効率が上がるはずです。以下、知恵郎が使用して覚えているものに限定して紹介します。
なお、紹介しているショートカットキーは、Windows OSに対応したものですが、"Ctrl"を"⌘"に置き換えれば、Mac OSにも対応します。
基本機能のショットカットキー
まずは、Thunderbirdに限定されない、共通のショートカットキーです。初めて目にされる方は、絶対に覚えましょう。かなり使用頻度が高いはずです。
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| コピー | Ctrl + C |
| 切り取り | Ctrl + X |
| 貼り付け | Ctrl + V |
| 取り消し | Ctrl + Z |
| やり直し | Ctrl + Y |
| 印刷 | Ctrl + P |
メッセージの受信と閲覧のショートカットキー
メールを立ち上げ後、まずはメールチェックです、このメールチェックをいかに短時間で済ませるかが勝負です。マウスを使わずに、ショートカットキーをフル活用しましょう。
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| 新着メッセージを受信 | F5 |
| 次のメッセージへ移動 | F or ↓ |
| 前のメッセージへ移動 | B or ↑ |
| メッセージ内の 下スクロール |
Space |
| メッセージ内の 上スクロール |
Shift + Space |
| メッセージを開く （新規タブ） |
Enter |
| スレッド形式で開く （返信を含むスレッド） |
Ctrl + Shift + O |
| タブ/ウインドウを閉じる | Ctrl + W |
| スレッドを広げる | → |
| スレッドを折りたたむ | ← |
| 全スレッドを折りたたむ | \ |
| ズームイン | Ctrl + + |
| ズームアウト | Ctrl + - |
受信されたメッセージ管理のショートカットキー
メールチェック後、即座にこれらのショートカットキーでメールをスクリーニングします。削除、アーカイブ（とりあえず保管庫へ）、スターを付ける（重要性をアピール）、タグ付け（色分け）などです。 長いスレッドを選択して一気に削除といった操作もショートカットキーでできます。
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| スレッドを選択 | Ctrl+Shift+A |
| メッセージを削除 | Delete |
| メッセージのアーカイブ | A |
| スターを付ける | S |
| タグを追加/削除 | 1から5 |
| メッセージから すべてのタグを削除 |
0 |
| メッセージを 未読/既読にする |
M |
| 全てのメッセージを 既読にする |
Shift + C |
メッセージの返信と転送のショートカットキー
スクリーニング後、こちらから返信や転送などのアクションが必要なメールがあります。これらの対応もショートカットキーでできます。
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| メッセージに返信 （送信者のみ） |
Ctrl + R |
| 全員に返信 （すべての受信者） |
Ctrl + Shift + R |
| メッセージを転送 | Ctrl + L |
メッセージ作成・保存・送信のショートカットキー
スクリーニング後に、こちらから新しくメッセージを作成して送信する場合もあります。そのときの基本的なショートカットキーです。
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| 新しいメッセージ | Ctrl + N |
| 下書きを保存 | Ctrl + S |
| メッセージを今すぐ送信 | Ctrl + Enter |
| メッセージを後で送信 | Ctrl + Shift + Enter |
メッセージ検索のショートカットキー
ときどき検索する必要がありますが、それに対応したショートカットキーがあります。
| 機能 | ショートカットキー |
|---|---|
| アクティブなメッセージ内の 文字検索 |
Ctrl + F |
| すべてのメッセージを検索 | Ctrl + K |
| 現在のフォルダー内の メッセージを検索 |
Ctrl + Shift + K |
メール処理の速い優秀な人を目指そう
メール処理は基本技能ですので、Thunderbirdのショートカットキーやプラグインを駆使して効率良くメールを処理しましょう。メール処理が速くなれば、周りから優秀な人として認められますし、プライベートの時間も確保できます。
メール処理の操作技能が向上した後、さらにビジネスメールの書き方について学びたい方は、以下の書籍をおすすめします。知恵郎もここに書かれているルールをいくつか実践しています。
- 仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
- 平野友朗
- Amazon Kindle
楽天 Kobo
以下リンクより、関連記事一覧に戻れます。
主に無料で利用できるインターネットの有用なサービスについて紹介します。ストレスのない快適なネット体験をしましょう。